La gestione documentale di Top Consult

Top Consult opera da 25 anni nella gestione elettronica dei documenti e nella conservazione sostitutiva degli stessi a norma di legge.

gestione_documentaleOggi lo scenario documentale è in piena evoluzione: negli ultimi anni infatti l’intervento del legislatore a favore della “dematerializzazione” ha portato al consolidamento del documento informatico, firmato o meno digitalmente, nella vita aziendale (vedi ad esempio la fattura elettronica, il Libro Unico del Lavoro, gli attestati di malattia dei dipendenti, la PEC).

Il Decreto SalvaItalia ha inoltre esteso l’obbligo di fatturazione elettronica anche ai fornitori degli enti locali, ed entro il 1/1/2013 dovrà essere recepita la Direttiva europea sulla Fatturazione Elettronica con la pubblicazione quindi delle regole tecniche da applicare. Dall’1/1/2014 scatta poi l’obbligo per imprese e PA di comunicare fra loro esclusivamente in modo informatico, norma recepita dal nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale e dal Decreto SemplificaItalia.

Le imprese dovranno necessariamente uniformarsi alle normative e, in un mondo di documenti via via solo informatici (dove la conservazione a norma è obbligatoria), il sistema documentale diventerà ancor più l’asse portante del sistema informativo. “Soprattutto in questo nuovo scenario – afferma Pier Luigi Zaffagnini – affinché gestione documentale e conservazione sostitutiva diventino veri driver di innovazione e di efficienza, è quindi importante affidarsi ad un fornitore come Top Consult capace di guidare l’azienda nella scelta tecnologica e nella necessaria trasformazione organizzativa e dei processi”.

Nei progetti documentali, al di là della tecnologia, il valore più grande sta nell’esperienza del partner.
Top Consult da 25 anni è focalizzata totalmente sulle tematiche documentali, ha profonda conoscenza delle normative, ha realizzato centinaia di progetti a fianco di organizzazioni diverse, in tempi diversi e con sistemi informativi diversi. E’ stata il pioniere della conservazione sostitutiva; e la sua piattaforma documentale Top Media NED assume già oggi il ruolo strategico di cogestore del sistema informativo aziendale a fianco del gestionale Erp (che per sua natura non è in grado di gestire e conservare a norma le informazioni contenute nei documenti non strutturati o strutturati-informatici).

Top Consult ha sviluppato fra l’altro soluzioni tecniche e applicative che indirizzano in particolare la gestione e conservazione a norma di tutti i documenti informatici (dalla fattura elettronica fino alla PEC) e le inseriscono in un progetto più ampio di gestione documentale a livello enterprise: le imprese possono così da un lato ottemperare agli obblighi di legge e dall’altro cogliere nuove opportunità di controllo, efficienza e risparmi nei processi aziendali.

Top Consult ha inoltre capacità di “visione”. Ad esempio sul tema nuovo della PEC, prevenendo le esigenze del mercato, ha progettato una soluzione applicativa specifica per ricreare in azienda l’ufficio posta in modo virtuale e riportare sotto controllo le e-mail, le PEC e i documenti scambiati. Per i “mobile worker” ha invece integrato Top Media NED con gli smartphone e i tablet.