Pubblicate in Gazzetta Ufficiale le nuove regole per i documenti informatici

A partire dall’11 febbraio 2015 le PA avranno 18 mesi di tempo per adeguarsi alle nuove norme stabilite dal DPCM 13 novembre 2014 e abbandonare il cartaceo.

documenti-informaticiNel DPCM viene ribadito il concetto di documento informatico, come definito nell’art. 1 comma 1 lett. p) delCAD: una rappresentazione informatica di atti, fatti, dati giuridicamente rilevanti che per avere valore legale deve essere adeguatamente staticizzato, gestito e conservato in idonei sistemi.

Il documento informatico si considera immodificabile solo se creato in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazione.Deve essere identificato in modo univoco e persistente, e memorizzato in un sistema di gestione informatica dei documenti o di conservazione, anche delegando a terzi.

Al documento informatico immodificabile vengono associati i metadati che sono stati generati durante la sua formazione. L’insieme minimo dei metadati è costituito da:

  • l’identificativo univoco e persistente;
  • il riferimento temporale di cui al comma 7;
  • l’oggetto;
  • il soggetto che ha formato il documento; l’eventuale destinatario;
  • l’impronta del documento informatico.

Eventuali ulteriori metadati sono definiti in funzione del contesto e delle necessità gestionali e conservative.

Estratti e copie di documenti originariamente analogici o nativamente informatici sono ammesse a patto che siano prodotte in forma e contenuto identici a quelli dei documenti da cui sono tratte anche con la certificazione del processo adottato per garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia.

Per ulteriori chiarimenti consultare la Gazzetta Ufficiale.